Aprende a aprender

Aplicar nuevas herramientas en nuestro trabajo nos puede ser de gran utilidad. Es conveniente que busquemos nuevas aplicaciones, que faciliten nuestro trabajo a la par que optimicen los resultados. La frase más que escuchada: "Esto siempre se hizo así", atenta contra lo antedicho. Hay que tener en cuenta que un conocimiento limitado irá en desmedro de nuestra productividad. En la actualidad, tenemos a nuestra disposición mucha información útil a tan solo unos cuantos "clicks". Solo hace falta ser proactivas, creativas y estar dispuestas a innovar. Para saber cómo encontrar lo que buscas en la red, haz click aquí.

La "Secretaria Perfecta" no existe

¿Acaso existen los jefes perfectos? No. Pues tampoco existen las secretarias perfectas. Somos personas como todas, con nuestras virtudes y nuestros defectos. Este extendido cliché idealiza a "la secretaria" de manera tal, que la convierte en un modelo imposible de alcanzar. Podemos aspirar a ser más profesionales, pero nunca llegaremos a ser perfectas. Probablemente, estos estereotipos sean los culpables de que a veces creamos "no dar con la talla". Continuemos siendo secretarias imperfectas llenas de aspiraciones e inquietudes, que valoran sus aptitudes e intentan cada día ser más profesionales.

¿Estás de acuerdo? ¿Tú qué opinas?

¿Qué es la proactividad?

Ser proactivas significa tomar la iniciativa, anticiparnos a los hechos, innovar, ser creativas y no, esperar sentadas a que se nos encomiende una tarea. Me gustaría compartir con vosotras el siguiente artículo al respecto, que me ha parecido muy interesante: http://www.laflecha.net/articulos/empresas/que_es_proactividad?page=1

A mucha honra

Que alguien me explique qué diferencia hay entre una secretaria, una secretaria ejecutiva y una asistente personal. ¡Dejemos de engañarnos! Ya estoy cansada de escuchar que la secretaria de hoy en día es más que una secretaria. Como si ser secretaria fuera una deshonra. Yo creo que muchas veces suscitamos rencores en nuestros compañeros de trabajo, por creernos “más que una simple secretaria”. No viene mal una dosis de humildad. Lo importante, es que una se sienta satisfecha con la labor que desempeña.

¿Qué opinas tú? Házme llegar tu comentario.

Se busca Secretario

En una sociedad que promueve la igualdad, los hombres deberían tener el mismo derecho a postularse en puestos secretariales. Lamentablemente, hoy en día esto sigue siendo una rareza. El puesto de secretaria es uno de los pocos que continúa etiquetado como femenino, cuando no tiene por qué serlo. En este blog, me refiero continuamente a "nosotras las secretarias" apuntando a nuestro colectivo, aunque me gustaría que esto pronto cambie. Estoy segura de que muchos hombres están perfectamente calificados y estarían deseosos de realizar este tipo de trabajo. Los empresarios son los que tienen que dar el primer paso. En general hay mucho miedo a innovar. Aunque creo que justamente allí está la clave del progreso.-

¿Por dónde empiezo?

Es lo que muchas veces nos preguntamos, cuando todas las tareas parecen ser URGENTES. Para empezar, te será de utilidad confeccionar una lista de tareas pendientes, diferenciando lo que es realmente urgente de lo que no lo es. Para esto habrá que aplicar el menos común de los sentidos, el sentido común. Aquí van algunos consejitos para establecer prioridades:

1. Si tu jefe es una persona muy impaciente, mejor será cumplir con sus requerimientos cuanto antes. De esta manera evitarás sus insistentes intromisiones y terminarás ahorrando tiempo.
   
2. Gestión de viajes urgentes. ¡No dejemos a nadie en tierra!
   
3. En cuanto a los temas administrativos, resuelve lo más urgente. Contradiciendo al conocido refrán: ¡Deja para mañana, lo que pueda esperar!
   
4. Hay momentos en que parecemos víctimas de una conspiración. No dejan de pedirnos cosas urgentes y el teléfono no nos da tregua. En estos casos, lo más sensato es tomar nota y explicar amablemente que resolveremos el asunto en cuestión, en cuanto nos sea posible. Si alguien insiste en que "lo suyo" es lo más prioritario, consúltalo con tu jefe, para evitar posibles conflictos. Al final, al que le tienes que rendir cuentas es a tu superior.

Por último, recuerda aquella famosa frase atribuida a Napoleón: Vísteme despacio, que tengo prisa. No olvides nunca hacer una revisión final de tu trabajo. De esta manera, podrás evitar errores indeseados.

¿Solo o con leche?

Habitualmente, cuando nuestro jefe nos pide un café, nos dirigimos prestas a cumplir con el encargo, no sin tener pensamientos como: ¿Por qué no se lo traerá él mismo? ¡Yo valgo para más que para servir café!, etc... Sin embargo, mirándolo desde una perspectiva más positiva, cada tarea, por sencilla que nos parezca, puede resultarnos más gratificante si la hacemos con cariño. Ser servicial no implica que seamos menos capaces, todo lo contrario, hacer las cosas con esmero y humildad nos hace un poquito más sabias.-

¡Basta de Papeles!

¿Te agobian los papeles? Es hora de hacer una "limpieza". En primer lugar, conserva sólo lo estrictamente necesario, como los documentos susceptibles de ser auditados, tanto del corriente año como del año anterior. Envía los documentos antiguos, debidamente identificados, al archivo muerto (siempre que se encuentren dentro de los plazos legales indicados para su conservación). Deshazte de las guías y manuales que no estén actualizados. Hoy encontrarás prácticamente todo lo que necesitas, en internet. Ordena los documentos por fecha, tema y orden alfabético, para que cualquier persona pueda rápidamente encontrar lo que busca. ¿Papeles de trabajo del año catapún? A la papelera. Ten precaución con la información confidencial que deseches. Deposítala en contenedores especiales o trituradores de papel. Si tienes alguna duda, disípala con tu jefe o con el departamento legal, según corresponda.

Organizando la Agenda de nuestro Jefe

Para llevar con eficiencia el control de las actividades de nuestro jefe, en primer lugar debemos organizarnos. Ante todo, debemos priorizar sus preferencias, pero como pautas generales, podríamos tener en cuenta los siguientes puntos:

• No fijar las reuniones a primera hora. Si no tiene demasiados compromisos ese día, lo ideal es fijarlas a partir de las 10.00 hs.
• No amontonar los compromisos, de ser posible. Al menos dejar una hora entre reunión y reunión.
• Evitar las agendas demasiado apretadas. Mejor, repartir las actividades en distintos días.
• Los lunes a la mañana, en mi experiencia, no es buena idea concertar citas, ya que seguramente vuestro jefe preferirá organizarse la semana
• Agendar las fechas límites para entregar los trabajos requeridos a nuestros jefes
• Apuntar cada teléfono que pase por nuestras manos, sin excepción. Si tenemos una agenda telefónica en formato electrónico mucho mejor, ya que te facilitará la búsqueda de teléfonos y no se colapsará, ni requerirá engorrosas actualizaciones, como las agendas de papel. Eso sí, recuerda hacer una copia de seguridad periódicamente.

A mayor cantidad de horas, menor productividad

¿Habéis tenido alguna vez la sensación que la vida laboral es un "ir de casa al trabajo y del trabajo a casa"? Siempre esperamos al fin de semana para descansar, pero al final aprovechamos esos días para hacer la compra, limpiar, cocinar, planchar... ¡Nos merecemos poder dedicar más tiempo a nuestras familias y a nosotras mismas! Está demostrado que una jornada laboral más extensa afecta negativamente a la productividad. Es por eso, que una reducción de la jornada podría ser una buena medida para aumentar el aprovechamiento del tiempo. Así lo cree la Cía. española Iberdrola que recientemente ha implementado una jornada flexible ( de 7.30 horas a 15.30 hs.). Este tipo de medidas contribuyen, sin lugar a dudas, al equilibrio entre la vida familiar y laboral.

Serás Discreta...

La discreción, especialmente en nuestra profesión, es una virtud muy valiosa. Si queremos ganarnos la confianza de nuestro jefe y el respeto de nuestros compañeros, debemos estar conscientes de ello. Ser discreta implica serlo en todos los órdenes de la vida. Si somos discretas sólo a veces, nuestros iguales dudarán de nuestra mesura. A veces es difícil participar en una charla en la cafetería, sabiendo cosas que los demás saben que sabemos...¿Se entiende? En esos casos, lo mejor es callar. Como dice el popular refrán: "En boca cerrada no entran moscas". La complicidad con nuestros colegas podrá verse afectada, pero en contrapartida, ganaremos su respeto. Ante los siguientes supuestos, podríamos responder de la siguiente manera:

• Si tu jefe está fuera de la oficina, simplemente di que está "haciendo unas gestiones", "reunido fuera de la oficina" o "de viaje de negocios", según corresponda. Mientras menos precisas seamos, mejor. A veces una tiene el desenfrenado impulso de explicarlo todo.
  
• Mientras menos sepas mejor. Si por tus manos pasa información confidencial, intenta ser lo menos cotilla posible. Mejor ni enterarse de ciertas cosas, en especial, si se trata de información relacionada con RRHH o de cuestiones personales de nuestros jefes.
  
• Si nos ahorramos las críticas malintencionadas, nos aseguraremos de que estos comentarios no lleguen a los oídos equivocados.
  
• Si tenemos cerca alguna impresora, verificar que no haya información confidencial a la vista de todos. De la misma manera, evitar dejar papeles de trabajo confidenciales en nuestra mesa durante nuestra ausencia.
  
• Si sabemos que alguien ha cometido un error, tratemos de subsanarlo y de no ser posible, intentemos no acusarlo, ni hacer comentarios negativos.
  
• Desde ya, debemos tener en cuenta que realizar actividades personales como navegar por internet, hacer llamadas personales largas y a viva voz, imprimir manuales o fotos en la impresora a color, no está bien visto.

¡Para ser discretas, a veces hay que cerrar la boca, otras veces taparse los ojos y otras, los oídos!!!

Soy Secretaria

El blog de las Secretarias nace como una forma de reivindicar esta gratificante profesión. Queridas lectoras, yo no me considero una "asistente personal" como prefieren hacerse llamar algunas secretarias. Las cosas como son. ¿Qué tiene de malo ser, simple y llanamente, una secretaria? A mí me encanta. "Acabar como secretaria" después de haber estudiado una carrera universitaria, se tilda de fracaso profesional. Yo también pensaba que lo era. Sin embargo, tras haber ejercido mi profesión, me di cuenta de que más que realizarme profesionalmente, me sentía explotada, estresada, y para colmo, ganaba una miseria. Fue un acierto haberme decidido a trabajar de secretaria. Las diversas tareas que realizo día a día son muy gratas, me relaciono con muchas personas de la empresa y hasta me conviene económicamente. Pero, lo más importante es que trabajar de secretaria me hace sentir feliz. A eso llamo yo, realizarse profesionalmente. Mi humilde consejo es que seamos nosotras mismas las primeras en desprendernos de nuestros prejuicios.

El Blog de Las Secretarias ha sido creado para compartir recursos, experiencias y herramientas útiles para nuestra profesión. Aquí podrás encontrar por ejemplo, modelos de cartas comerciales en español e inglés, imágenes para enriquecer tus presentaciones, plantillas, modelos de informes, cursos online gratis, herramientas para mejorar tu inglés, curiosidades, calendarios laborales, consultas lengüisticas, novedades, buscadores de hoteles, restaurantes, aerolíneas, hora mundial, consejos prácticos, etc...